ホームページには会社名が入り、お問い合わせ欄にも会社のドメインのメールアドレスが載っている。それなのに、実際のやりとりは個人のフリーメールだけ。
取引先から「会社のアドレスで送ってもらえますか」と言われ、返事に困った経験のある方もいるのではないでしょうか。
「使えない」と感じたときの原因は、大きく二つに分かれます。会社のメールをまだ用意していないのか、用意したはずなのに届いていないのか。
この二つが頭の中で混ざったままだと、何から手をつければよいかが決まりません。小規模な事業者の方からホームページのご相談を受けていても、よく出会う状態です。
この記事では、会社のメールアドレスが使えないと感じたときに今日確認しておきたい三つのことと、自分で設定を触れない場合の相談の進め方をまとめました。
結論｜作り直す前に「載っている宛先」と「届いている場所」を照らし合わせる
会社のメールが使えないと感じたら、ホームページのリニューアルや新しいメールサービスの契約を考える前に、見ておきたいことがあります。
サイトや名刺に載っている宛先と、いま実際にメールが届いている場所が一致しているかです。
- サイト・名刺・署名に載っているメールアドレス
- 問い合わせや取引先のメールが、いま届いている受信箱
- そのアドレスからメールを送れるか
この三つを短いメモに書き出すだけで、状況はかなり見えてきます。外から見た会社らしさと実際の受信箱がずれていると、信用の問題と設定の問題を一度に抱えることになるからです。
今日のゴールは、どこまで分かったかを書き残すところまでで十分です。
サイトは会社名義でも、受信は個人メールのままになっていることがある
ドメインは会社のものなのに、メールだけ個人のフリーメールで受けている。お問い合わせ先に会社のアドレスを載せているのに、その受信箱を誰も開いていない。どちらも、ご相談の現場でよく見かけるケースです。
外からはきちんとした会社に見えていても、中では「とりあえず届くアドレス」だけで回っているわけです。
- 会社のメールをそもそも契約していない
- 契約はあるが、ログイン情報が分からない
- フォームの送信先が、制作時に設定した個人アドレスのまま
- 転送設定だけが残り、元の受信箱が容量オーバーや停止になっている
たとえば名刺に info@自社ドメイン と印刷してあっても、実際は前任者の個人アドレスへ転送しているだけ、という例もよくあります。
担当者が替わった時点で、誰もその仕組みを把握していない状態になります。
よく似た悩みに、「フォームを送ると完了画面は出るのにメールが届かない」「会社概要の電話番号や住所が古い」といったものもあります。前者はフォームの送信の仕組み、後者はサイトに載せている情報の更新に関わる話です。
この記事では、会社ドメインのメールで受け取れるか、送れるかに絞って整理します。DNSやMXレコードといった専門的な設定は、原因の見当がついてからで間に合います。
今日確認するのは「載っている宛先」「届いている場所」「送れるか」の三つ
確認の順番を決めておけば、いきなりメールサービスの比較表を開かずに済みます。
サイトや名刺に載っている宛先を書き出す
ホームページのお問い合わせページ、会社概要、フッター、名刺、メールの署名。そこに載っているメールアドレスを一つずつ書き出します。
会社のドメインか、個人のフリーメールか。複数あるなら、どれを表の窓口にしているかも添えておきます。手元で分かる範囲の一覧で足ります。
メールが実際に届いている場所を確かめる
問い合わせや取引先からのメールが、いまどの受信箱に来ているかを確認します。フォームの通知先が個人アドレスになっていないかも、あわせて見ておきたいところです。
手早いのは、個人のアドレスから会社のアドレス宛てにテストメールを一通送ってみる方法。届かなければ、その結果を日付と一緒にメモします。
届いた場合は、誰のパソコンやスマホで開けたのかまで書いておくと、あとの話がスムーズです。
会社のアドレスから送れるか確かめる
受信はできても、会社のアドレスから返信できないケースがあります。個人アドレスからしか送れない状態が続くと、署名に書いた宛先と実際の差出人がずれてしまいます。
今日は設定には手を付けず、「送れる」「送れない」「まだ試していない」のどれかを残しておけば大丈夫です。
| 確認すること | 分かること |
|---|---|
| 載っている宛先 | 外に見せている窓口と、実際に使っているアドレスの候補がそろう |
| 届いている場所 | 個人の受信箱で回しているのか、会社の受信箱があるのかが分かる |
| 送れるか | 新しく契約する前に、どこに穴があるのかが分かる |
料金プランの比較は、この三つが分かってから読めば間に合います。
自分で設定できないときは、メモをまとめて相談する
ログイン情報が分からない。フォームの送信先の変え方が分からない。制作会社やメール契約の窓口と連絡が途切れている。こうした場合は、自分で設定を触らない判断も大切です。
調べながら設定を変えた結果、それまで届いていたメールまで止まってしまうことがあります。
おすすめしたいのは、サイトのリニューアルや名刺の刷り直しを考える前に、いまのずれを短いメモにまとめて相談することです。メモには次の項目を入れておくと役立ちます。
- サイトや名刺に載っているメールアドレス
- 実際にメールが届いている受信箱
- 会社アドレス宛てのテストメールの結果（届いた／届かなかった）
- 会社アドレスから送れるかどうか
- ドメイン名
- サイト制作・運用やメール契約の窓口（分かる範囲で）
「今日確認できたこと」と「確認できなかったこと」を分けて書くと、相談を受けた側もすぐに動けます。
直し方としては、フォームの送信先を会社の受信箱に合わせる、会社メールのログイン情報を取り戻す、転送先を整理する、といった対応が一般的です。
どれを選ぶかは、ドメインやメールの管理権限を持つ側と一緒に決めると確実です。
相談先は、サイトの制作・運用を任せている会社か、ドメインやメールを契約しているサービスの窓口になります。全面リニューアルの見積もりを取るより先に、表に出している宛先と実際の受信箱をそろえてもらう。
今回のような状況では、そのほうが早く解決に近づきます。費用はフォームの送信先を直すだけの小さな作業から、ドメインメールの設定し直しまで、内容によって変わります。
今回のずれだけを直すのか、サイトの更新や問い合わせ対応も含めて相談できる窓口を持つのかは、そのあとで考えれば十分です。
まとめ
会社のメールが使えないと感じたときに、押さえておきたい点を振り返ります。
- サイトは会社名義でも、受信だけ個人メールのままになっていることがある
- 今日確認するのは、載っている宛先・届いている場所・送れるかの三つ
- フォームの不具合や会社情報の古さとは、分けて考える
- 自分で設定できないときは、作り直しの前にメモをまとめて相談する
まずは、サイトに載せているメールアドレスと、いまメールが届いている受信箱が同じかどうかを確かめてみてください。ずれの正体が分かれば、誰に何を頼めばよいかも自然と決まってきます。
アドメディアでは、ホームページの更新や問い合わせメールの届き方についてのご相談も承っています。「どこを見ればいいのかも分からない」という段階でもかまいません。今日のメモを片手に、お気軽にお声がけください。
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